İş Geliştirme Ve Önceliklendirme Sorunsalı

İş Geliştirme Ve Önceliklendirme Sorunsalı

27/08/2018 | Azor Brand & People Solutions
Tahmini Okunma Süresi: | Kelime

Hayatınızda hiç “yapılacaklar listenize” eklediğiniz ama bir türlü yanına tik atamadığınız iş kalemleriniz oldu mu? Peki ya ekibinizde?

Uzmanlık alanı, sektörü, departmanı, pozisyonu ne olursa olsun; iş hayatındaki birçok profesyonelin buna benzer bir problemi tecrübe ettiği bir gerçek.

Öyle bir zamanda yaşıyoruz ki, hiçbir fonksiyon gündelik görev tanımlarıyla sınırlı bir iş yapmıyor. Gelişimin ve değişimin parçası olabilmek için iş geliştirme alanında da çalışmalar yapıyor. Özellikle, iş geliştirmenin böyle ön plana çıktığı günümüz konjonktüründe önceliklendirme konusu mutlaka çözülmesi gereken bir sorunsal olarak karşımıza çıkıyor.

EISENHOWER'IN ACİL/ÖNEMLİ MATRİSİ'NE FARKLI BİR YAKLAŞIM 

Herhalde önceliklendirme problemine en etkili çözümlerden birini Eisenhower’ın Acil/Önemli matrisi sunuyor. Bizse, bu yöntemin içinde insanın fark etmesinin oldukça zor olduğu büyük bir tuzak olduğunu iddia ediyoruz. Nedenini birazdan konfor alanı psikolojisi ve nörobilim ışığında açıklayacak ve bir vaka üzerinden örneklendireceğiz. Ancak, ilk olarak gelin hep beraber kısaca Eisenhower’ın klasik yöntemini hatırlayalım.

Bu sistem bize iş kalemlerimizi aşağıdaki tabloda da görebileceğiniz 4 ayrı başlıkta değerlendirme şansı veriyor. Sistemi doğru anlayabilmek öncelikle acil ve önemli kavramlarının tanımını yapmak gerekiyor.

Acil:  Derhal tamamlamamız gereken ve yapılmaması durumunda olumsuz sonuçlar doğuracak olan iş kalemleri.

Önemli: Hedefimize bir adım daha yaklaşmamızı sağlayan iş kalemleri.

Bu genel tanımlama sonrasında her kutuya biraz daha yakından bakalım:

1.Acil & Önemli: Bizi hedeflerimize yaklaştıracak ve yapılmaması durumunda olumsuz sonuçlar doğurabilecek iş kalemleri. Bu kutuda ağırlıklı olarak gündelik operasyonlar ve periyodik raporlamalar görülmektedir. Örneğin; bir müşteri şikayetinin takibi ve çözülmesi.

2.Önemli & Acil Olmayan: Şu an zaman konusunda herhangi bir baskının hissedilmediği; ancak, gerçekleştirilmesi durumunda bizleri gelecek hedeflerimize hazırlayacak iş kalemleri. Örneğin; AR-GE çalışmaları. Bu konular bugün için aciliyet taşımasa da, üzerinde çalışılmaması durumunda “Acil & Önemli” sınıfına girerler.

3.Acil & Önemsiz: Gerçekleştirilmesi durumunda hedeflerimize bir fayda sağlamayacak; ancak, yapılmaması durumunda da negatif sonuçlar oluşturabilecek işler. Örneğin; muhtasar beyannamenin hazırlanması.

4.Önemsiz & Acil Olmayan: İşimize hiçbir katkısı olmayan iş kalemleri. Mümkünse zaman planından atılması gereken unsurlar. Örneğin; hiç kimsenin okumadığı düşünülen bir raporun her ay tekrar tekrar hazırlanması.

Eisenhower bu klasikleşmiş yaklaşımında tüm işlerin bu sıralamada önceliklendirilmesi gerektiğini vurguluyor. Kağıt üzerinde muhteşem gözüken bu sistem ise günümüzde özellikle günlük işlerin yoğunluğunda bazen göze çarpmayan iş geliştirme kalemlerinde efektif olamıyor. İnsan, karar verme mekanizmaları dahilinde önceliklendirme sıralamasını Eisenhower’ın önerdiği sırada uygulayamıyor.

PEKİ NEDEN?

Yukarıda belirttiğimiz problematiğin konfor alanı psikolojisi ve nörobilim destekli çok net bir açıklaması var. 

Hatırlarsınız, daha önceki makalelerimizde konfor alanı psikolojisinin, nörobilim ışığında insan davranışlarını ve karar alma mekanizmalarını nasıl etkilediğini irdelemiştik. Konfor alanının tanımını da şu şekilde yapmıştık: “İnsanın kendini hâlihazırda aşina hissettiği bir ortamda, her şeyi kontrol edebileceği yanılgısına düştüğü ve kendini rahat hissettiği psikolojik bir evre”. Diğer yandan, bu psikolojik kavramın üç ayrı fazdan oluştuğunu da vurgulamıştık:

1.Konfor Alanı: Minimum stres, rahatlık ve durağanlığın hüküm sürdüğü evre. 

2.Optimum Performans Alanı: Doğru derecede stres nedeniyle, performansın arttığı, gelişimin, hareketin ve heyecanın olduğu evre. Biz bu bölgeyi “Sihirli Alan” olarak adlandırıyoruz.

3.Tehlikeli Alan: Yüksek derecede stres ve kaygının hüküm sürdüğü, bocalamanın ve kararsızlığın kendini gösterdiği kaygı evresi. Biz bu bölgeyi “Felç Alanı” olarak adlandırıyoruz.

Beynimizdeki işleyişi de olabildiğince basitleştirmiş; neokorteksimizin mantıksal, rakamsal, problem çözme gibi fonksiyonlardan sorumluyken; limbik sistemimizin güvende hissetme, var olma gibi duyguları kontrol ettiğini belirtmiştik. Ayrıca, limbik beynimizin biz farkında bile olmadan var olma dürtüsüyle her türlü riski analiz ettiğini ve bizi yönlendirdiğini ortaya koymuştuk.

Bu perspektiften baktığımızda gündelik işler ve yeni projelerdeki iş kalemleri konusunda aşağıdaki hususların ön plana çıktığını görebiliriz.

Günlük operasyonlar:

  • Hâlihazırda tecrübe ettiğimiz süreçlerden oluştuğu için göreceli olarak konfor alanına karşılık gelir.
  • Bu kalemler “acil” statüsündeki işlerin büyük kısmını oluşturur.
  • “Acil” işler, teslim tarihleri yakın olduğundan limbik beynimizin de desteği ile “önemli” vasıflıymış gibi algılanabilir.

Yeni projeler:

  • Yeni bir iş kalemi olduğundan, insan bu süreçte nelerle karşılaşabileceğini bilmeyebilir. Bu nedenle bunlar insanı konfor alanının dışına taşıyacak, stresle yüzleşmesine neden olacak bir projelerdir.
  • Yeni projelerle ilgilenecek insanların halihazırda operasyonel sorumlulukları  olduğundan ve ana KPI kalemleri klasik görev tanımlarına bağlandığından, limbik sistem duruma müdahale edebilir. “Gündelik işler” ve “yeni projeyi” iki yol ayrımı olarak düşündüğümüzde beynimiz kuvvetle muhtemel daha az stresli ve net olan yolu yani operasyonel iş kalemlerini tercih edebilir.

Bunlara ek olarak “acil” kelimesinin, “önemli” sözcüğüne göre daha fazla stres uyandırdığını da belirtmek isteriz. 

Bu noktada, beynimizin böyle bir algı ile işlerken de Eisenhower matrisindeki sıralamaya uymak yerine, aciliyetlere otomatikman öncelik vererek aşağıdaki sıralamayı tercih ettiğini söyleyebiliriz.

İŞ DÜNYASINDAN BİR ÖRNEK

SMCG sektörü dahilinde üretim ve ithalat/ihracat yapan bir iş ortağımız büyük bir dönüşüm sürecinden geçmişti. Gündemin ilk konusu ise eski yönetimin tam 10 yıl öncesinden büyük bir vizyonerlikle gündeme almış olduğu yenilikçi PROJE X’ti (kod isimle kullanılacaktır). Eisenhower yaklaşımına göre o yıllarda “önemli & acil olmayan” statüsündeki bu konu hızla değişen piyasa koşulları altında “acil & önemli” konumuna gelmişti. Tüm iş planları ve hedefler net şekilde çalışılmıştı. Her departman gündelik işleri dışında birer iş geliştirme fonksiyonuna dönüşmüştü. Tüm ekibin bu yola inancı da net şekilde hissedilebiliyordu. Ancak; tüm bunlara rağmen belirlenen hedefler doğrultusunda adımlar beklenen hızda atılmıyor ve yaklaşan son teslim tarihi ile beraber ekipteki stres oranı artıyordu.

Aldığımız detaylı brief sonunda tüm beyaz yakaya temas edeceğimiz özel bir içerik hazırladık. İçerik öncelikle katılımcıların duygusal durumunu anlamayı ve bunu takip eden süreçte de belirtilen probleme stresi daha fazla artırmadan bir çözüm üretmeyi amaçlıyordu.

Çalışmamızda 90 kişiye dokunma şansımız oldu. Firma çalışanları gündelik operasyonların çok yoğun olmasından yakınıyor ve PROJE X’in teslim tarihinin yaklaşmasından ötürü kaygılı olduklarını dile getiriyordu. Bunun üzerine katılımcılara Eisenhower’ın klasik Acil/Önemli matrisini tanıttık. Yaptığımız bir egzersizde de “akıllarına ilk gelen” iş kalemlerini belirtmelerini istedik. Sonuç olarak, çalışmamız sürecinde 200’den fazla iş kalemi listelendi. Listemizdeki iş kalemlerinin yüzde 98’inin ortak noktası “ACİL” özelliği taşımasıydı ve hiçbiri PROJE X ile ilişkili değildi. 

Şaşırtıcı değil mi?

ÇÖZÜM ÖNERİSİ

İnsanın karar alma unsurlarını içeren her konuda konfor alanı psikolojisinin ve nörobilimin büyük rol oynadığını kabul etmemiz gerekiyor. Bu iki alanın bizlere sağladığı veriler ışığında Eisenhower’ın klasik yaklaşımını değiştirerek ve geleceğimizi şekillendirecek yeni projeleri sürekli ertelenme potansiyeli olan iş kalemleri olmaktan çıkarmak mümkün.

 

1. Algıyı yönetebilmek ve “acil” kelimesindeki baskın uyarıcı etkiyi dengelemek için klasik matristeki + ve – kutuplarının yerini değiştirerek “önemli & acil olmayan” kutusunu 1. önceliğe almamızın büyük faydası olacaktır. “Birincil öncelik” algısal olarak “acil” uyarıcısını kısmen dengeleyecektir. Bu şekilde, çalışma arkadaşlarınız bu kutudaki iş kalemlerinin gelecek için ne kadar önem arz ettiğini ve bugün üzerine bir şeyler yapılmazsa, gelecekte bu işlerin “acil & önemli” statüsüne geçeceğini algılayabilirler. Bu durumda, acil statüsündeki işler ötelenir mi diye endişelenmenize hiç gerek yok. Zira, insan iş hayatındaki varlığını sürdürebilmek için söz konusu kalemleri gerekli zamanlarda otomatikman önceliklendirecektir.

2. Yönetsel olarak da tüm çalışanlarınızda bu tablodaki iş geliştirme kültürünü aşılamanız gerekiyor. Bunun için, birincil önceliğe aldığınız “önemli & acil olmayan” iş kalemleri konusunda çalışanlarınıza net bir yol haritası oluşturup, onlar için bilinmezlerle dolu olabilecek bu yeni yoldaki engelleri ortadan kaldırabilir ve stres düzeyini yönetebilirsiniz. Özellikle, bu projenin hayata geçmesiyle beraber edinilecek kazanımların net şekilde ortaya koyulması proje paydaşlarını “heyecan alanında” tutmanıza yardımcı olacaktır. Buna ek olarak, çalışma arkadaşlarınızın yeni projeleriyle ilgili KPI’larının artırılmasının onların önceliklendirme sistematiklerine doğru bir yönlendirme yapabileceğini söyleyebiliriz.

Her departmanın gündelik işlerine ek olarak iş geliştirme fonksiyonunu da üstlenmeye başladığı şu zamanlarda, halihazırda test ettiğimiz bu önceliklendirme sistematiğinin hem firmanıza hem de çalışma arkadaşlarınızın kariyerlerine büyük değer katacağına inancımız sonsuz. 

 

Sevgi & Saygıyla;

Emre Başkan

Kurucu

 

Bu makale 14.08.2018 tarihinde Harvard Business Review Türkiye'de yayımlanmıştır. Orijinal makale için tıklayabilirsiniz.