VUCA 2.0: Konfor Alanının Dışına Çıkan Organizasyonlar

VUCA 2.0: Konfor Alanının Dışına Çıkan Organizasyonlar

11/07/2018 | Azor Brand & People Solutions
Tahmini Okunma Süresi: | Kelime

"Geçen ayki makalemizde VUCA Dünyası ve Konfor Alanı Psikolojisi’nin etkilerinden bahsetmiştik. Öncelikle VUCA kavramını yakından irdelemiş, bunu takip eden süreçte de konfor alanı psikolojisinden destek alarak, böyle bir dünyada insanın harekete geçme ve karar verme süreçlerini analiz etmiştik. Yazımızı da iki soru sorarak bitirmiştik. Bunlardan birincisi “İnsanın doğası gerçekten VUCA Dünyası’na uymuyor mu?” idi. Gelin hep beraber bu ilk soruyu cevaplandıralım.

Evinizde oturuyorsunuz. Dışarı çıkıp bir hava alma ihtiyacı duydunuz. Camdan baktığınızda havanın yağmurlu olduğunu görüyorsunuz. Bu durumda ne yaparsınız? Evinizde oturmaya devam edip, ihtiyacınızı görmezden mi gelirsiniz? Yoksa, şemsiyenizi alır, hava almak için dışarı mı çıkarsınız? Bu örnekte de görebileceğiniz gibi, hepimiz farkında bile olmadan VUCA Dünyası’nın farklı boyutlarına günlük hayatımızda adapte oluyoruz ve yaşamımızı bu şekilde devam ettiriyoruz. Ancak; şu da bir gerçek ki, konu iş hayatına gelince bu durum zihinlerimizde çok daha karmaşık bir hal alıyor.

Bu noktada, gündemimize geçen ay sorduğumuz ikinci soru geliyor: “Böyle bir dünyaya, doğamız gerçeklerini de göz önünde bulundurarak ayak uydurabilmemizin yolları nelerdir?”

VUCA 2.0

Bu sorunun cevabı için çok farklı kürler olduğu bilinse de, bizce en verimli çözümlerden biri Bill George’un VUCA 2.0 yaklaşımı. George, halihazırda bir kısaltma olan VUCA’yı (Volatility, Uncertainty, Compexity, Ambiguity) bu paradigmadaki zorlukları çözebilecek farklı bir terim haline getiriyor. Gelin her harfe karşılık gelen kavramları hep beraber inceleyelim."

VISION (Vizyon, Amaç, Mana): George’a göre firmalar pusulalarını gerçek kuzeye göre ayarlamalılar. Bunun için de var oldukları kaotik ortamdaki nihai misyonlarını, değerlerini ve stratejilerini belirlemeleri gerekiyor. George, bu unsurların organizasyonlara VUCA Dünyası’nın o muallak ortamında firmalara ışık tutacağını ve dış etkenler nedeniyle yollarından sapmamalarını sağlayacağını ortaya koyuyor. Biz bu yaklaşımı, hayata geçirdiğimiz tüm projelerde amaç (purpose) veya var olma nedeni olarak ele alıyoruz.

UNDERSTANDING (Anlama, Kavrama): George, var olma nedenlerini kutup yıldızları haline getiren organizasyonların kendilerini çok iyi tanıması gerektiğini vurguluyor. Ayrıca, güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde içselleştirebilen firmaların değişime adapte olma sürecinde büyük avantaja sahip olduğunu savunuyor.  Şirketlerin bunu en verimli şekilde yapabilmeleri için de bir uyarıda bulunuyor ve bu sürecin doğrulama eğilimi (Doğrulama Eğilimi (Confirmation Bias): İnsanın halihazırdaki görüşleri ile uyuşmayan, onlarla çelişen yeni bilgileri görmezden gelme eğilimi.) tuzağına düşmeden, farklı görüşleri göz önünde bulundurarak değerlendirilmesi gerektiğini vurguluyor. Diğer bir deyişle, firma çalışanlarının, tedarikçilerinin, bayilerinin ve müşterilerinin, kısacası ekosistemindeki tüm paydaşların görüşlerinin objektif şekilde irdelenmesi gerektiğinin altını çiziyor.

COURAGE (Cesaret): George,bu iki adımı sağlıklı şekilde hayata geçirmiş firmaların, günümüz dünyasında, belki her zamankinden daha çok sayıda riskli ve cesur kararlar almaları gerektiğini ortaya koyuyor. Masa başında, birçok eleştiriyi görmezden gelen klasik yönetim tekniklerinin esarete götüreceğini belirten George, zamanın cesur organizasyonların çağı olduğunu vurguluyor. Yani Bill George da, zamanın konfor alanlarının dışına çıkabilen organizasyonların devri olduğunu söylüyor. Biz bu yaklaşımı COZMO® ile destekliyoruz. Bu metodoloji ile  firmaların belirlenen hedefler doğrultusunda top yekün harekete geçiş süreçlerindeki engelleri ve tüm organizasyonun güçlü/zayıf yönlerini objektif şekilde ortaya koyabiliyoruz.

ADAPTIBILITY (Adapte Olabilirlik): George bu kavramdan bahsederken radikal bir söylemle, zamanımız iş dünyasında uzun vadeli planların onaylandıkları andan itibaren işe yaramayan yöntemler olma potansiyeline sahip olduğunu iddia ediyor. Dönemin, pusulamızdan şaşmadan esnek iş yapış biçimleriyle, hızla değişen dış etkenlere adapte olma zamanı olduğunu vurguluyor. Burada da konfor alanlarını terk edebilen organizasyonlara dolaylı bir vurgu yapıldığını görebiliyoruz.

Vaka Çalışması

Gelin, VUCA 2.0 yaklaşımının iş hayatındaki etkilerini Azor olarak gerçekleştirdiğimiz bir proje üzerinden hep beraber inceleyelim.

Halka açık ve otomotiv sektöründe faaliyet gösteren bir firma çeşitli sorunlarla bize ulaştı. Aldığımız briefte departmanlar arasında iletişim problemleri yaşandığına ve çalışanların heyecanını kaybettiğine dair hususlar ön plana çıkıyordu. Firma yönetimi, bu iki problemin borsada işlem gören bir firma olarak yatırımcı nezdinde olumsuz etkiler yarattığına inanıyordu. Bizden de bu sorunu çözmemiz yönünde beklentileri mevcuttu. Çözüm sürecinde VUCA 2.0 ve COZMO® modellerinden faydalandık. İşin doğası gereği de çalışmamızda ilk adım olarak Understanding (Anlama, Kavrama) adımını uyguladık.

Understanding

Bu tür süreçleri COZMO® yaklaşımıyla analiz eden bir danışmanlık firması olarak, ilk adımda firma içerisinde birebir görüşmeler yaptık ve müşterimizin konfor alanı haritasını çıkarttık (Bknz: İş Dünyasının Konfor Alanı). Bu şekilde, şirket çalışanlarının hedefleri doğrultusunda ne gibi durumlarda daha kolay harekete geçebileceklerini de netleştirdik. Elimizde, firma çalışanlarının konfor alanlarına karşılık gelen, onları harekete geçirebilecek duygular ve kaygılarını artıran tüm unsurlar vardı. Buna ek olarak, mevcut bağlılık anketlerini ve daha önceden yapılmış çalışmaları derinlemesine inceledik. Tüm verileri karşılaştırdıktan sonra, firmanın mevcut durumdaki güçlü ve zayıf noktalarını net şekilde ortaya koyabildik. Genel resme baktığımızda elimizdeki bulgular şu şekildeydi:

  1. Firma çalışanları “ne yaptıklarını” çok iyi bilseler de, “neden yaptıklarının” farkında değillerdi. Firmanın çeşitli mecralarda kullandığı mesajlar ağırlıklı neokortekse, yani beynimizin mantıksal tarafına hitap eder şekilde olduğundan, ekibin yaptığı işi anlamlandıramadığını gördük. Bu heyecanı yaratabilmek için duygulara hitap eden kodlara da ihtiyaç duyulmaktaydı.

  2. Firmanın hissedarlık yapısına baktığımızda, yabancı ortaklarının olduğunu gördük. Süreçleri analiz ettiğimizde ise, bu yapının firma içi bürokrasiyi artırdığını tespit ettik. Yabancı ortaklar bir avantaj olabilecekken, beklenmedik şekilde organizasyon üzerinde yük oluşturuyordu.

  3. Müşterimiz 1.000 kişiden fazla çalışanı bünyesinde bulunduruyordu (beyaz + mavi yaka). Ayrıca, departman zengini bir organizasyon yapısı vardı. Bu gibi unsurların departmanlar arasında iletişimin verimsizleşmesine sebep olduğunu gördük. Diğer bir ifadeyle, yoğun iş gündemi ve durmadan değişen dış etkenlere adapte olabilmek için herkes önce kendi kontrol alanına dönüyor ve diğer departmanlarla koordinasyonu gerektiği kadar önceliklendirmiyordu.

​Vision

Firma hakkında objektif veriler edinip, tüm organizasyonu artısıyla eksisiyle tanıdıktan sonra ikinci faza geçtik. Bu adımda, firmanın var olma nedenini oluşturma amacıyla yönetim kademesinin ve yabancı ortakların temsilcilerinin katılım sağladığı 2 günlük bir toplantı düzenledik. Amacımız, “iş ortağımız bu dünyada olmasa dünya ne kaybederdi?” sorusunun cevabını bulmaktı. Toplantımızın ilk adımında Simon Sinek’in de savunduğu gibi; çalışanlarımızın da müşterilerimizin de insan olduğunu, insanı doğru anladığımızda ise işimizi daha iyi anlayabileceğimizin üzerinde durduk. Bu noktada, tüm katılımcılara konfor alanı psikolojisi, nörobilim ve VUCA Dünyası (COZMO®) hakkında bilgiler verdik ve insanın harekete geçme sürecindeki yolculuğundan bahsettik. Sonuç olarak da, firmanın var olma nedeninin bu mekanizmalara uygun yapıda olması gerektiği sonucuna vardık. 

Daha önceden gerçekleştirdiğimiz birebir görüşmeler ışığında firma çalışanlarını heyecanlandırabilecek kodları elimizde bulundurduğumuzdan müşterimizin var olma nedenini bu kodları içerecek şekilde kurguladık. Bu sefer elimizde sadece neokortekse değil, limbik beyine yani duygulara da hitap eden bir nihai amaç vardı. (Bknz. Beynimiz ve Konfor Alanı Psikolojisi)

Bu amaç gelecekte geliştirilecek tüm projeler için pusula niteliğinde olduğu gibi, hem iç müşteri hem nihai müşteri hem de yatırımcı hedef kitlelerine yapılacak iletişimin de omurgasını oluşturuyordu.

Courage

Toplantının ikinci gününde ise müşterimize hazırlamış olduğumuz bir vaka çalışması sunduk. Benzer metodoloji ile ilerlemiş ve dünya çapında kendini ispatlamış farklı sektörden bir şirketin var olma nedenlerini hayata geçirebilmek için ne gibi uygulamalar yaptığını departmanlar bazında katılımcılarla paylaştık. Bunu takip eden süreçte ise, bir gün önce geliştirdiğimiz var olma nedenimizi hayata geçirebilmek ve değişimi desteklemek için her departmana nihai amacı destekleyen birer misyon çalıştık.  Bu misyonlar netleştikten sonraysa, önümüzdeki senelerde ne gibi projelerle sektörlerinde fark yaratabileceklerini tartıştık. 

Bu çalışmada, sektör genelinde uygulansa bile, hep beraber oluşturduğumuz var olma nedenimize uymayan, onu desteklemeyen fikirleri rafa kaldırdık. Üzerinde durduğumuz fikirler ilk bakışta “uygulaması zor” gibi algılansa da “bir anlam” üzerine kurgulanmış var olma nedenimizle birebir ilişkili olduğu için, yönetimin daha cesur kararlar alarak radikal fikirler ortaya koyduklarını gözlemledik.

 

 

İki günlük yoğun çalışmanın nihayetinde elimizde pusula mahiyetinde bir var olma nedeni, bunu destekleyen 12 farklı departman misyonu ve yatırımcılarla ilgili probleme de dokunan 29 farklı fikir vardı. 

Adaptibility

Artık, uygulamaya geçme zamanı gelmişti. Ancak, her şeyden önce geliştirilen yeni yapının tüm beyaz ve mavi yakalarla paylaşılması gerekiyordu. Bu amaç doğrultusunda, öncelikle bir iç iletişim ajansı brieflendi ve bir konsept geliştirildi. Konseptin lansmanı için hem beyaz yakayla hem de mavi yakayla ayrı ayrı toplantılar gerçekleştirildi. Sürecin tüm detayları büyük bir şeffaflıkla paylaşıldı ve var olma nedenimizin özümsenmesi sağlandı. Daha önceden belli örneklemler üzerinden kendileriyle görüşmüş olmamız ve onları harekete geçirebilecek duyguları içeren bir amaç oluşturmuş olmamız bu sürecin çok verimli geçmesini sağladı.

Sonrasında, geliştirilen 29 fikir gruplandı ve proje ekipleri oluşturuldu. Organizasyon şemasındaki dikey yapılanmanın aksine matris yapılanma öğeleri içerecek şekilde ilerlendi. Sonuç olarak, çalışanları heyecanlandıracak yeni var olma nedeni ışığında departmanların birbirleriyle iletişim halinde olduğu, yetkinliklerini paylaştıkları, sinerjiyi artıran bir yapı kuruldu. Bu yapıyla, firmanın dış etkenlere/değişkenlere tüm ekip olarak adapte olabilme yolu açılmış oldu. 

Diğer yandan; bürokrasiyi artıran yabancı ortakların temsilcilerinin tüm bu yolculuğa dahil edilmesi süreçleri sahiplenmelerini sağladı. Bu proje dahilinde geliştirilen fikirlerin hayata geçirilmesi sürecinde bürokratik engeller daha az gözlemlendi.

Sonuç Olarak...

Yapılan tüm bu çalışmalar sonunda, hem çalışana hem yatırımcıya hem de müşteriye dokunan bir öz oluşturuldu. 

 

 

Her seferinde farklı departmanları bir araya getiren ve daha fazla sahaya çıkan bir organizasyonun yolu açıldı. Firma bu şekilde hem fonksiyonlar arasındaki iletişimini kuvvetlendirdi hem de dış dünyanın nabzını daha düzenli tutmaya başladı. Ayrıca, geliştirilen 29 fikir önceliklendirildi ve hayata geçirildi.

Yatırımcı ayağında firmanın var olma nedeninin ve geliştirilen yapının iletişimi yapıldı. Yatırımcıya birebir ulaşılan faaliyet raporuna tüm bu unsurlar taşındı ve uluslararası platformda dünyanın en iyi faaliyet raporu ödülü alındı. 

Firma içi sinerjinin artırılması ve bu sürecin yatırımcıya doğru şekilde artırılması sonucunda firma Türkiye’nin en büyük 100 markası arasına girdi. En önemlisi de, firma projenin başladığı ve meyvelerinin toplanmaya başladığı tarihler arasında borsadaki piyasa değerini yüzde 15 civarında artırdı.

Özetlemek gerekirse, tüm bunlar;

  1. Organizasyonun doğru analiz edilmesi sonucunda kendisini objektif şekilde tanımasının sağlanması,

  2. Çalışanları harekete geçirecek ve diğer hedef kitlelerin içgörülerine de dokunan bir var olma nedeninin oluşturulması,

  3. Bu yönde genel sektör uygulamalarından farklı, cesur ve organizasyonu konfor alanının dışına çıkaran fikirlerin geliştirilmesi,

  4. Organizasyon içindeki sinerjiyi artırarak dış dünyaya adaptasyon süreçlerinin geliştirilmesi sonucunda oldu. 

Sonuç olarak, VUCA 2.0 yaklaşımının COZMO® ile güzel bir ikili oluşturduğunu ve konfor alanlarının dışına çıkan organizasyonlar oluşturma yolunda önemli faydalar ortaya koyduğunu görüyoruz.

Siz de firmanızda benzer problemler yaşıyorsanız, bu gibi yaklaşımlardan destek alarak mevcut güven alanınızın dışına çıkabilen yapılar oluşturabilirsiniz. Unutmayın; konfor alanının dışına çıkmazsanız değişemezsiniz. Değişmezseniz, geleceğe yön veremez, onun sadece izleyicisi olabilirsiniz. 

Sevgi & Saygıyla;

Emre Başkan

Kurucu

Azor Brand & People Solutions 

 

Bu makale 11.07.2018 tarihinde Harvard Business Review Türkiye'de yayımlanmıştır. Orijinal makale için tıklayabilirsiniz.