Bitmek Bilmeyen Toplantılara Karşı: Toplantı Karar Ağacı

Size bir sorumuz var: gün içerisinde birçok işinizi bitirmeye zaman bulamayan ve toplantıdan toplantıya koşturan insanlardan mısınız?

Bilançolara girsin ya da girmesin, günümüzde firmaların iki temel varlıkları var: bünyelerinde bulundurdukları markalar ve insanlar. İnsanlarınsa çalıştıkları firmaya değer katabilmeleri için ise iki ana unsura ihtiyaçları var: bilgi ve bu bilgiyi değere çevirebilecekleri zaman.

Yine de, çalışma hayatında birçok insan toplantıdan toplantıya koşuyor. Zamansızlık nedeniyle de bazı çalışmalarını ertelemek zorunda kalıyorlar. Bunun sonucu ne oluyor dersiniz? Bekleyen işler, trafikte geçen verimsiz saatler...

Böyle bir durumla karşı karşıya kalmamanız için kolaylıkla hayata geçirebileceğiniz bir yöntem öneriyoruz: Toplantı Karar Ağacı

Elizabeth Grace Saunders'ın bir çalışmasında sunulan bu karar ağacının sizin hayatınıza da büyük değer katabileceğine inanıyoruz.

Toplantıdaki Konular Üzerine Düşündünüz Mü?

Bazı durumlarda proje süreçlerinin ilerlemesi için toplantı yapmak gerekebilir. Ancak, daha önceden gerçek anlamda gündem üzerine düşünmediyseniz, toplantıda sessiz kalmanız ve verimsiz bir toplantı geçirmeniz aşikardır. Bu nedenle, böyle durumlarda stratejik düşünme için zaman ayırmanız ve toplantı tarihini ötelemeniz gerekebilir.

Toplantıya Hazır Olmak İçin Dış Verilere İhtiyacınız Var Mı?

Yoğunluk ya da arada çıkan acil vasıflı işler nedeniyle görüşmeniz öncesinde yapmanız gereken bilgi bazlı çalışmaları ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Ancak, sizden çıkacak verilerin başkaları için girdi olabileceğini düşünmemiz de gerekiyor. Bu nedenle, bu soruya cevabınız hayırsa verimsiz bir toplantı yapmak yerine tarihi ötelemekte fayda olabilir.

Projeyi Bir Adım İleri Götürebilmek İçin Paydaşlarla Konuşmanız Gerekiyor Mu?

Projelerin devam ettiği süreçlerde, toplantı yoğun zamanlar geçirilebiliyor. Örneğin, kontrol bazlı toplantılar nedeniyle tüm proje paydaşlarının zamanları gereksiz yere alınabiliyor. Günümüzde, proje süreçlerinin kontrolü için online ve/veya intranet üzerinde birçok sistem kullanılabiliyor. Eğer, yüz yüze görüşmenin önem arz etmediğini düşünüyorsanız, işlerinizi sistem üzerinden ya da e-maille halledebilirsiniz.

Yüz yüze Görüşmenin Gerektiğine İnanıyor Musunuz?

Karar ağacındaki bu adıma kadar geldiyseniz ve yüz yüze görüşmenin çok da gerekli olmadığına inanıyorsanız, gelişmiş ve güvenlik unsurları üst seviyede olan online toplantı sistemlerini kullanabilirsiniz.

Kaynak: "Do You Really Need to Hold That Meeting?"